Как школа вокала "КотПоёт" увеличила продуктивность менеджеров в 2 раза и сэкономила 40 000 ₽ в месяц с помощью автоматизации

Школа вокала столкнулась с проблемой, знакомой многим растущим бизнесам: администраторы просто не справлялись с потоком запросов. Звонки, заявки, сообщения из соцсетей — всё это требовало оперативной реакции. Но вручную обрабатывать 30 новых обращений в день, каждое из которых требовало 7-10 касаний, плюс общение с 150 текущими клиентами, было невозможно.

Мы подключили чат-бота и оптимизировали бизнес-процессы, чтобы освободить время администраторов и повысить их продуктивность. Результаты превзошли ожидания!

1. Анализ текущих процессов и постановка задач
Первым делом мы провели аудит: изучили, как работают администраторы, какие задачи больше всего приходится обрабатывать, какие задачи занимают больше всего времени и где возникают "узкие места".

Список рутинных задач, которые можно автоматизировать. Статистика показывала, что проблемы были по всем фронтам. Нужно было много звонить и писать. С этого и начали решать проблему.

2. Настройка автоматических касаний для новых лидов
Мы настроили систему, которая автоматически обрабатывает новые заявки:

• Если администратор не дозванивается, система отправляет сообщение и ставит задачу на повторный звонок.
• Интервалы между касаниями увеличиваются, чтобы не раздражать клиента.

3. Автоматизация напоминаний о пробных занятиях
Чтобы клиенты не забывали о записи, мы настроили автоматические напоминания:

• Накануне вечером клиент получает сообщение с подтверждением записи.
• Если клиент не подтверждает, система предлагает другое время.
• Утром перед занятием отправляется напоминание и полезные материалы.

4. Ускорение оформления договоров
Мы упростили процесс подписания договоров:

• Администратор отправляет клиенту ссылку на заполнение паспортных данных.
• Договор генерируется автоматически и подписывается за 5 минут.

5. Настройка быстрых кнопок и шаблонов
Чтобы администраторы тратили меньше времени на рутину, мы добавили быстрые кнопки:

• Отправка презентаций, спецпредложений и инструкций в один клик.

7. Настройка 2 дашборда для аналитики
Чтобы руководство могло видеть всю картину, мы создали дашборд:

• Аналитика по продажам и расходам.
• Аналитика эффективности рекламных кампаний

8. Обучение администраторов
После настройки системы мы провели обучение для администраторов:

• Как работать с быстрыми кнопками.
• Как отслеживать задачи и статусы сделок.

Итог:

• 80+ задач в день — столько теперь закрывает один менеджер (было 35).
• до 15 касаний к клиенту перед продажей — автоматические звонки и сообщения, чтобы не упустить ни одного лида.
• 5 минут на договор — вместо часа благодаря автоматической генерации документов.
• 40 000 ₽ ежемесячной экономии — за счет отказа от найма дополнительного сотрудника.
• 100% клиентов получают мгновенные ответы на вопросы "как проехать" и "где парковаться".

Автоматизация — это не только про экономию, но и про рост продаж и лояльности клиентов. Хотите так же? Мы поможем!